Если вы когда-нибудь искали в интернете определение слова «продуктивность» (или «производительность»), то могли с удивлением заметить, что Google выдает на этот запрос более 470 миллионов результатов. Словарь определяет термин «продуктивность» как качество, состояние или факт способности генерировать, создавать, улучшать или производить товары и услуги.
Если давать определение данному понятию простыми словами, то продуктивность ‒ это способ измерения эффективности, и в последние годы повышение продуктивности стало очень важной темой. В этом нет ничего удивительного, ведь люди каждый день хотят становиться лучше, они стремятся к тому, чтобы улучшать свои личностные характеристики. Если вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы сделать все, что вы хотите сделать, то пришло время проверить свои навыки управления временем и сделать все возможное, чтобы повысить продуктивность.
Плохая новость: никто не рождается с уже установленным по умолчанию умением правильно и эффективно распоряжаться собственным временем. Так что ничего страшного, если вы думаете, что у вас плохо получается повышать свою продуктивность. Хорошая новость: каждый может научиться повышать свою продуктивность и достигать большего!
Можно с уверенностью сказать, что каждый из нас мог бы извлечь выгоду из повышения производительности. Хотя научиться повышать производительность ‒ это почти универсальная цель, но лишь у немногих из нас есть конкретный план для её достижения. Что же необходимо сделать, чтобы восстановить контроль над своим временем и повысить продуктивность?
✔ Как повысить продуктивность: 11 реально работающих стратегий
Часто ли вы замечаете, что ваш рабочий день внезапно выходит из-под контроля? Вы начинаете каждый трудовой день с плана, при помощи которого мечтаете быстро и качественно переделать всю работу, но вскоре обнаруживаете, что то и дело отвлекаетесь и суетитесь, сосредотачиваетесь на низкоприоритетных задачах и просто откладываете дела на потом. Не стоит расстраиваться и винить себя во всех смертных грехах, ведь универсальные советы, о которых каждый из нас где-то и когда-то слышал, работают далеко не всегда, так как описанные в них методы повышения продуктивности бывает очень сложно адаптировать к личностной индивидуальности и стилю работы.
Важность тайм-менеджмента в обучении тому, как повысить продуктивность, невозможно переоценить. Вместо того чтобы чувствовать, что вы находитесь во власти своего графика, вы можете стать стратегическим хозяином своего времени и календаря, что позволит вам повысить свою работоспособность. Никто не может создать дополнительные часы в течение дня, но вы можете научиться правильно распоряжаться своим временем и создавать ощущение, что у вас есть столько времени, сколько вам нужно.
Западная философия повышения продуктивности сосредоточена на расширении прав и возможностей и включает в себя реальные стратегии, позволяющие лучше использовать ваше время. Эти практические, действенные советы призваны помочь вам повысить производительность, что приведет к достижению еще больших результатов в течение каждого дня. Сделайте эти конкретные шаги, чтобы повысить уровень своей продуктивности и подарить себе больше времени для выполнения задач и достижения большего количества целей.
1. Планируйте заранее
Мы все знаем, какой стресс может возникнуть во время напряженной рабочей недели. Особенно, когда ты ложишься спать воскресным вечером, думая обо всем том, что тебе предстоит сделать в течение следующей рабочей недели. Иногда от подобного рода мыслей можно сойти с ума!
Но если вы будете планировать заранее (будь то план на день, на неделю или на месяц), вы будете чувствовать себя более уверенно в своей повседневной жизни. Заблаговременное планирование имеет много преимуществ. Вы будете тратить меньше времени на беспокойство о том, что произойдет, и больше времени на выполнение задач в текущий период времени. А пропущенные встречи, проигнорированные важные звонки и неотправленные электронные письма раз и навсегда уйдут в прошлое. Как только вы создадите четкий и продуманный эффективный план, вы всегда сможете отследить, какие задачи уже выполнены, а на какие вам только предстоит потратить свое драгоценное время.
Если у вас нет ясности относительно того, что вам нужно сделать в данный день, вы будете чувствовать себя занятым, но повысить уровень продуктивности вам вряд ли удастся. Начните планировать свои дни заранее, можно и накануне вечером, и совсем скоро вы не только заметите, что успеваете сделать больше за меньшее время, но и почувствуете себя намного лучше. Вы ощутите более легкий поток жизни. Он будет наполнен полезной работой, которая повысит ценность вашей жизни и откроет перед вами огромное количество ранее недоступных вам возможностей. Поэтому начните планировать свой день как минимум накануне вечером, чтобы получить от него максимальную отдачу.
2. Ставьте реалистичные цели
Многие из нас идут по жизни и карабкаются по карьерной лестнице с определенной целью или несколькими целями в голове. Постановка целей ‒ это не только определение общего направления жизни, но и определение для себя приоритетных достижений, которые будут приносить удовлетворение на протяжении всего жизненного пути и после того, как вы их достигнете.
В 1980 году исследователи из Мэрилендского университета провели крупнейшее из когда-либо проводившихся исследований связи между постановкой целей и продуктивностью. В аннотации к тексту исследования было указано, что обзор как лабораторных, так и полевых исследований влияния постановки целей при обучении или выполнении задачи показал, что конкретные, сложные цели приводят к более высокой производительности, чем простые цели, цели «делай все возможное» или полное отсутствие целей. Основными же механизмами, с помощью которых цели влияют на продуктивность, являются фокусировка внимания, мобилизация усилий, повышение настойчивости и мотивация разработки стратегии.
Из этого исследования мы можем извлечь следующий урок: ставя цели и работая над их достижением в раннем возрасте, наша жизнь будет более плодотворной и содержательной. А еще нужно учитывать тот факт, что никогда не поздно начать ставить перед собой реалистичные цели, но чем раньше вы начнете это делать, тем больше задач на протяжении жизни сможете выполнить.
3. Используйте концепцию SMART (СИСРО)
Самый оптимальный способ постановки реалистичных целей ‒ использование концепции SMART или СИСРО, которая существует в нескольких вариантах. Рассмотрим самый популярный вариант этой концепции.
✔ S (С) – специфичный, значительный, растяжимый;
✔ М (И) – измеримый, значимый, мотивационный;
✔ A (С) – согласованный, достижимый, приемлемый, ориентированный на конкретные действия;
✔ R (Р) – реалистичный, актуальный, разумный, полезный, ориентированный на результат;
✔ T (О) – основанный на времени, своевременный, ощутимый, отслеживаемый.
Всегда четко определяйте свои цели: вместо «овладеть новым навыком на работе» ставьте перед собой цель «научиться проводить деловые встречи онлайн» и т.д. Ставьте перед собой цели, которых можно достичь с помощью ресурсов, доступных вам прямо сейчас, а не «планируйте» эти цели на будущее. Вы не можете эффективно и продуктивно делать то, что, как вы думаете, займет у вас три года полной самоотдачи, сохраняя постоянную работу и воспитывая семью.
Если цель, которую вы ставите перед собой, легко достигается, то это не цель. Вы должны воспринимать цели как вызов, для достижения которого требуется ваше время и усилия. Начните с постановки цели, которая потребует от вас немного больше усилий, чем те, на которые вы способны прямо здесь и сейчас, и так вы сможете сделать больше, чем изначально планировали.
Цели или задачи, которые вы ставите, должны давать вам ощущение достижения. Постановка целей поможет повысить вашу продуктивность, поскольку вы будете заинтересованы в их достижении, поэтому все свое внимание сосредоточите на них и будете последовательны в своей работе.
4. Отслеживайте и ограничивайте
Задумывались ли вы когда-нибудь о том, сколько времени вы тратите на выполнение конкретных задач во время работы? Сколько времени занимает выполнение каждой задачи? Сколько времени вы можете потратить впустую на протяжении рабочего дня? Некоторые из нас думают, что они довольно-таки хорошо оценивают, сколько времени они тратят на выполнение задач, но исследования показывают, что только около 17% из нас реально способны точно оценить время, которое мы тратим на выполнение конкретных задач.
Внедрив систему отслеживания, которая поможет вам отслеживать ваши задачи и время, необходимое для их выполнения, вы сможете лучше понять, используете ли вы свое время эффективно и продуктивно или определенные задачи отнимают у вас слишком много времени без необходимости.
Как это работает на практике? Начнем с того, что отслеживание вашего времени поможет вам понять, на что вы отвлекаетесь. Вы сможете идентифицировать те вещи и события на работе, которые постоянно сбивают вас с толку, такие как встречи, перерывы или незапланированные задачи. Отслеживание вашего времени поможет вам выявить и те узкие места и рабочие процессы, которые, вместо того чтобы тратить на них часы, требуют обычной автоматизации.
Не важно, относитесь ли вы к тому типу людей, которые готовы и рвутся в путь, как только выпьют свой утренний кофе, или вы более продуктивны во второй половине дня. Внедрив систему учета рабочего времени в свой рабочий день, вы сможете легче находить золотые часы для повышения продуктивности. Это позволит вам соответствующим образом управлять своими задачами и уровнем энергии.
Работу, требующую более глубокого внимания, можно отложить на то время, когда вы наиболее продуктивны, а другие задачи, требующие меньше энергии, вы можете выполнить в другое время. Ознакомьтесь с приложением Clockify, чтобы начать отслеживать свое время.
5. Проактивность, а не реактивность
Реактивность свидетельствует о том, что вы не используете или не проявляете инициативы. Вы позволяете другим на рабочем месте указывать вам, что делать, и принимать решения за вас, в то время как вы являетесь всего лишь «исполнителем», который доводит начатое другими дело до конца.
Проактивность же подразумевает, что вы предвидите события, находите новые способы работы и новые идеи, которые можете реализовать уже по собственному желанию. Другим людям нет необходимости указывать вам, что делать, потому что вы всегда на несколько шагов впереди. Быть проактивным – это то же самое, что быть реактивным, с одной лишь большой разницей ‒ вы реагируете заранее.
Чтобы стать более проактивным и не только использовать свое время продуктивно и эффективно, но и произвести приятное впечатление на своих коллег, вам нужно всегда помнить три основных правила.
✔ Правило №1. Спросите себя, что может непредвиденного произойти, и убедитесь, что у вас есть способ справиться с последствиями этого события до того, как оно произойдет.
✔ Правило №2. Смотрите на общую картину и заранее предпринимайте необходимые шаги.
✔ Правило №3. Будьте на высоте своей игры и убедитесь, что и ваша энергия на нужной высоте. Занятие любимым делом помогает проявлять инициативу, поскольку вы искренне хотите быть лучшими в том, что делаете.
6. Воспользуйтесь преимуществами поездок на работу
Независимо от того, как вы добираетесь до работы (идете ли пешком, ведете ли сами автомобиль или занимаете пассажирское сидение, едете ли на автобусе, электричке, велосипеде и т.д.), статистические данные гласят, что средний россиянин тратит на дорогу более 100 часов в год.
Давайте посмотрим правде в глаза, это много часов, и они вполне себе соответствуют реальности. По данным Медиаофиса Всероссийской переписи населения, в 2020 году более 139 миллионов работников ездили на работу. В среднем они тратили по 26 минут в каждую сторону, пять дней в неделю, 50 недель в году. Это составляет 29,6 миллиарда часов, 1,2 миллиарда дней или 3,4 миллиона лет, потраченных на поездки только за один год. Можно только вообразить себе все то, что они могли бы сделать за это время. Но они вынуждены просто сидеть в поезде или стоять в пробке.
Поездки на работу неизбежны, ведь нам всем нужно добираться до работы. Это не самое приятное и продуктивное занятие, но у вас есть возможность превратить его в полезное времяпрепровождение. И речь сейчас не идет о бездумной прокрутке ленты новостей в социальных сетях, речь идет о раннем начале вашего рабочего дня.
Например, за это время вы могли бы спланировать свой день. Ранее мы уже упоминали о том, насколько важно планирование для повышения продуктивности, так почему бы не спланировать свой рабочий день по дороге на работу? Можно отвечать на электронные письма: начните свой день с ответов на все те электронные письма, которые занимают много времени с самого утра. К тому времени, как вы доберетесь до офиса, вы сможете приступить к выполнению своих задач с уже чистым почтовым ящиком. Здорово, не так ли?
Еще можно потратить это время на самообучение. Почему бы по дороге на работу не заняться саморазвитием? Послушайте соответствующий подкаст или узнайте последние новости в интересующей вас сфере. Вы будете самообразовываться и всегда держать свой мозг в тонусе.
Что бы вы ни решили делать, начните повышать свою производительность во время поездок на работу, чтобы реально получить максимальную отдачу от своего дня. К работе вы будете приступать уже с чувством выполненного долга, которое можно рассматривать как дополнительный бонус за ответственный и разумный подход к выполнению поставленных перед собой задач!
7. Сведите к минимуму отвлекающие факторы
Чтобы оптимизировать и повысить свой уровень продуктивности, вам нужно избавиться от всего, что отнимает у вас время. Для многих из нас это электронные письма, телефонные уведомления, мессенджеры или социальные сети. Мы все настолько привыкли постоянно находиться в интернете с телефонами в руках и смотреть на что-то, что часто теряемся в том, на что смотрим, и не понимаем, что тратим часы за часами продуктивного времени.
Пока вы на работе, очень легко отвлекаться и на коллег. Один хочет выпить с вами кофе, а другой просто «заскочил поболтать», пока вы пытаетесь собраться с мыслями и выполнить свои задачи. Все эти перерывы приводят к изменению режима работы и снижению производительности.
Что же вы можете сделать, чтобы минимизировать эти отвлекающие факторы? Для начала научитесь работать умнее, а не усерднее, и начните устанавливать границы. Как это сделать? Не так уж и сложно, если приложить определенные усилия.
Сделайте настройку «рабочего времени», чтобы люди знали, когда вы доступны, а когда нет. Отключите телефонные уведомления или поставьте телефон на беззвучный режим. Установите время для проверки социальных сетей и электронной почты, чтобы вы не делали этого во время работы. Всегда блокируйте те веб-сайты, которые отвлекают ваше внимание и снижают производительность. Так вы сможете получить максимальную отдачу от своего дня, повысить продуктивность и свести к минимуму отвлекающие факторы.
Сведя к минимуму отвлекающие факторы, вы заметите, как быстро повысится ваша продуктивность, и узнаете, что нет лучшего чувства, чем чувство выполненного долга в конце долгого рабочего дня, когда вы понимаете, что все, что вам нужно было сделать, сделано.
8. Следите за режимом сна
Удивительно, но 70% американцев признались, что регулярно засыпают на работе. Согласно опросу, проведенному Уильямом А. Энтони, доктором философии, клиническим психологом и директором Центра психологической реабилитации Бостонского университета, американцы засыпают во время работы просто потому, что чувствуют в этом необходимость. Ранние утренние поездки на работу, продолжительный рабочий день и слишком много обязанностей по дому самым непосредственным образом влияют на то, что все большее число людей не высыпается.
Мы все прекрасно понимаем, что недостаток сна негативно сказывается на нашей работоспособности во всех сферах жизни. Но на продуктивность дефицит сна оказывает еще большее влияние: префронтальная кора мозга, которая помогает нам в решении задач, требующих логического и сложного мышления, страдает от недостатка сна и не будет на все сто процентов «включаться в работу», когда мы начнем выполнять такие задачи.
Поэтому очень важно, чтобы мы все высыпались каждую ночь, ведь только так наша производительность будет оставаться на высоком уровне. Рекомендации Национального фонда сна гласят, что вы должны спать от 7 до 9 часов в сутки, если вы взрослый человек в возрасте от 26 до 64 лет. Планируя свой день, убедитесь, что все в вашем списке дел будет выполнено вовремя, чтобы вы могли соблюдать правильный режим сна.
9. Управляйте своей повседневной деятельностью
Управление деятельностью ‒ это практика ведения учета всего того, что вы делаете в течение обычного дня, и порядка, в котором вы это делаете. Когда вы записываете все, вам легче увидеть, на что уходит большая часть вашего времени каждый день, что влияет на вашу продуктивность.
Мы все стремимся к большему количеству часов в день, но если бы мы лучше справлялись с тем, что делаем, нам бы не понадобились эти дополнительные часы, поскольку мы работали бы умнее и делали бы больше. Внедрение этой системы в вашу повседневную жизнь станет отличным способом найти время для занятий, которые вы любите делать вне работы, таких как тренировки, приготовление пищи, общение с родными и друзьями и т.д.
10. Притормозите и расставьте приоритеты
Притормозите и попробуйте замедлиться. Серьезно, перестаньте пытаться пробежаться галопом по всем тем вещам, которые вам нужно сделать, потому что вы не будете делать их хорошо. Вместо этого, если вы хотите повысить продуктивность и добиться более существенных результатов, вам просто нужно замедлиться. Применяя эту простую, но очень эффективную стратегию, вы заметите, что, просто выполняя задачу в более медленном темпе, вы будете чувствовать меньшую умственную нагрузку, и с меньшей вероятностью будете откладывать другие дела на потом.
Каждый день, не важно, будний этот день или выходной, записывайте где-нибудь на видном месте несколько (от трех до пяти) своих основных жизненных приоритетов. Так вы будете начинать каждый день с того, что для вас в вашем сознании важнее всего. Определение приоритетов поможет вам эффективно работать над достижением определенных вами целей каждый день, а не просто быть занятым без реального смысла во всем этом. Уровень вашей продуктивности благодаря этой стратегии будет постепенно стабилизироваться и повышаться.
11. Перестаньте думать, начните делать
Не застревайте в параличе постоянного и бессмысленного анализа! Чрезмерное обдумывание вещей, беспокойство и неуверенность в себе ни к чему хорошему и результативному вас не приведут. Вместо этого сосредоточьтесь на том, что вы реально можете сделать, и какие действия вы можете предпринять, чтобы продолжать двигаться вперед.
Каждый день спрашивайте себя: «Какой маленький шаг я могу сделать сегодня, чтобы продвинуться дальше к своей цели?». Запишите этот шаг и обязательно его сделайте!
